- Де купувати бланки трудових книжок
- Облік бланків трудових книжок
- Прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудових книжок
- Історична довідка про облік бланків трудових книжок
- Відповідальна особа за внесення відомостей до бланків трудових книжок
- Терміни оформлення бланка трудової книжки
- Зіпсований бланк трудової книжки
Часто співробітники кадрових служб відносяться в обліку і зберігання порожніх бланків трудових книжок посередньо. Нерідкі випадки, коли роботодавець примушують всіх нових співробітників самих купувати порожні бланки самостійно. Такі дії не тільки в корені не вірні, але і можуть мати наслідки для компанії. Отже, давайте розберемося, де ж все таки брати бланки і як вести їх облік.
Здавалося б, ну яка різниця, звідки взявся бланк трудової книжки, головне, що він встановленого зразка, а значить, порушень немає. Але чи так це? Давайте спробуємо розібратися.
Де купувати бланки трудових книжок
Бланки трудової книжки і вкладиша до неї мають відповідний ступінь захисту. Доставка роботодавцям бланків трудової книжки і вкладиша до трудової книжки повинна здійснюватися службами доставки захищеної поліграфічної продукції. Або роботодавцем зі складу виробника або розповсюджувача, або іншим способом за угодою сторін відповідно до законодавства РФ.
Згідно ч. 2 ст. 66 ТК РФ Урядом РФ встановлюються:
- форма,
- порядок ведення та зберігання трудових книжок,
- порядок виготовлення бланків трудових книжок,
- забезпечення ними роботодавців.
Постановою Уряду РФ від 16.04.2003 № 225 затверджені "Правила ведення і зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки й забезпечення ними роботодавців" (далі Правила). Згідно п. 46 зазначених Правил виготовлення бланків і забезпечення ними роботодавців на платній основі здійснюються в порядку, затвердженому Мінфіном Росії.
Читайте також:
Порядок забезпечення роботодавців бланками трудової і вкладиша, затверджений наказом Мінфіну Росії від 22.12.2003 № 117н (далі Порядок №117н).
Перше на що потрібно звернути увагу - це те, що Порядок № 117н встановлює правила отримання бланків трудової книжки саме роботодавцем. Для працівника такого обов'язку не передбачено.
Друге - роботодавець має право використовувати тільки ті бланки трудової книжки, які були одержані ним на підставі договору, укладеного з Виробником або розповсюджувачем. При цьому заводі було є Об'єднання «ГОЗНАК» Мінфіну Росії. А в ролі розповсюджувачів можуть виступати тільки юридичні особи та індивідуальні підприємці, що відповідають вимогам виробника.
Читайте також:
Облік бланків трудових книжок
Необхідно постійно мати в наявності необхідну кількість бланків трудової книжки і вкладишів до неї.
З вищесказаного випливає, що роботодавець не має права приймати від працівника і заповнювати принесений їм бланк трудової книжки. Причому незалежно від того, яким чином цей бланк виявився у майбутнього співробітника.
Прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудових книжок
Всі бланки, які купуються організацією повинні вноситься до відповідного журналу, тим самим проводиться їх облік. В такому журналі підлягають не тільки порожні трудові, а й вкладиші в них. Він носить назву Прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них.
Дана книга є уніфікованою. Її форма затверджена Постановою Міністерства праці та соціального розвитку № 69 від 10.10.2003 р неї вносяться всі відомості пов'язані з рухом порожніх бланків із занесенням її серії та номера.
Читайте також:
Відсутність або неправильне ведення такої книги є істотним порушенням чинного законодавства. І за нього може бути накладено адміністративне стягнення у вигляді штрафу (ст. 5.27 КоАП РФ). Його розмір може скласти:
- від 500 руб. до 5 000 руб. - на посадову особу;
- від 30 000 руб. до 50 000 руб. - на організацію
така книга повинна мати наступні характеристики:
- тверда обкладинка, так як журнал використовується в практиці не один рік, навіть на великих підприємствах, а після потрібно її зберігання та в архіві;
- все сторінок повинні бути пронумеровані ще до початку її заповнення;
- книга повинна бути прошнурована і опломбована;
- завірена підписом керівника організації та печаткою.
Читайте також:
Історична довідка про облік бланків трудових книжок
На відміну від раніше чинної Інструкції про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях (1974 г.) зараз є ряд змін. Раніше при відсутності у громадянина трудової книжки потрібно пред'явити адміністрації довідку про нього занятті. Таку довідку видавали за місцем проживання відповідної житлово-комунальною організацією.
В даний час ніяких довідок про період, що передував вступу на роботу, не потрібно.
Необхідно відзначити, що бланки є документами суворої звітності. Відповідно до п. 40 Правил з метою обліку бланків роботодавець повинен вести прибутково-витратну книгу з обліку бланків трудової книжки і вкладиша до неї.
У неї вносяться відомості про всі операції, пов'язані з отриманням і витрачанням бланків трудової книжки, з зазначенням серії та номера кожного бланка (п. 41 Правил). Зверніть увагу, що бланки трудових книжок і вкладишів до них враховуються і зберігаються в бухгалтерії.
Читайте також:
Відповідальна особа за внесення відомостей до бланків трудових книжок
Бланки трудової книжки і вкладишів до неї видаються тільки особі, відповідальній за ведення трудових книжок, за його заявкою (п. 42 Правил).
Після закінчення кожного місяця особа, відповідальна за ведення трудових книжок, зобов'язана подати до бухгалтерії організації звіт про їх наявність. А також про суми, отримані за оформлення трудових книжок і вкладиші в них, з додатком прибуткового ордера каси організації.
Постановою Мінпраці Росії від 10.10.2003 № 69 «Про затвердження Інструкції щодо заповнення трудових книжок» затверджена форма такої книги. Ця форма має графу, в якій має бути вказано, від кого отримано бланк трудової книжки.
отримання бланка трудової книжки від співробітника і вказівка в книзі, що бланк отриманий від працівника, буде порушенням трудового законодавства. Оскільки роботодавець має право придбавати бланки трудової тільки на підставі договору, укладеного з Об'єднанням «ГОЗНАК» Мінфіну Росії або розповсюджувачами.
Тому навіть якщо ви впевнені, що сам працівник свого часу придбав чистий бланк відповідно до Порядку і Правилами, проте, оформити цей бланк ви не можете.
Читайте також:
Терміни оформлення бланка трудової книжки
Оформити трудову книжку працівнику, прийнятому на роботу вперше, не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу
Отже, як ми з'ясували, працівникам кадрової служби не слід приймати від працівника бланк трудової книжки. І вже, тим більше, що, на жаль, зустрічається на практиці, відправляти працівника, прийнятого на роботу вперше, на пошуки зазначеного бланка.
В результаті в газетному кіоску, перехід або в лотку працівник купує такий бланк, особливо не замислюючись при цьому про можливі наслідки. Але ж при виході на пенсію може з'ясуватися, що бланк трудової книжки недійсний (іноді навіть не має водяних знаків). І працівник буде змушений підтверджувати свій трудовий стаж, збираючи незліченні довідки.
Приймати від працівника і заповнювати принесений їм бланк трудової книжки не можна.
Читайте також:
Зіпсований бланк трудової книжки
Після того, як співробітнику була оформлена нова трудова з нього в установленому порядку виробляється утримання її вартості. Утримання не виробляється в 2-х випадках:
- Бланк був зіпсований відповідальною особою при його заповненні.
- Відбулася масова втрата трудових книжок у зв'язку з форс-мажорними обставинами.
Як всім відомо, на титульному аркуші трудової книжки не допускаються виправлення і помарки. Замість зіпсованого або втраченого бланка співробітнику оформляється новий за рахунок організації. А зіпсований бланк підлягає списанню та знищенню. Для списання складається відповідний акт на фірмовому бланку організації.
Для початку процедури списання необхідно створити інвентаризаційну комісію. Вона формується відповідно до наказу керівника. Комісія проводить інвентаризацію наявних у компанії бланків трудових. І становить звіт за формою інв-16.
Збільшити зображення >>>
На підставі цієї форми складається акт про списання. До акта додаються оригінальні серії і номера трудових, які списали. Тим самим підтверджується і факт їх знищення. Номери вирізаються з бланків і підшиваються (підклеюються) до акта.
Після знищення робиться відповідний запис у прибутково-видатковій книзі.
Читайте також:
Але чи так це?